কোনো নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ব্যবহারযোগ্য কোনো খবর বা সংগৃহীত বৈশিষ্ট্যকে তথ্য বলা যায়। বিভিন্নভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা হয়ে থাকে। এ সংগৃহীত তথ্য সঠিক নিয়মে সংরক্ষণ করতে হয়। অন্যথায় এগুলো নষ্ট বা হারিয়ে যেতে পারে। তথ্য সংরক্ষণে যেসব পদ্ধতি ব্যবহার হয়ে থাকে তা নিচে বর্ণনা করা হলো-
ক. নথিবদ্ধকরণ (Filing) : কাগুজে পদ্ধতিতে সংগৃহীত তথ্য ফাইলে সংরক্ষণ করা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে সংগৃহীত তথ্য সরাসরি ফাইলবন্দি করা হয় অথবা কম্পিউটারে প্রয়োজন মতো কম্পোজ করে তার প্রিন্ট কপি ফাইলে রাখা হয়।
খ. সফটওয়্যারে সংরক্ষণ (Storing by software): সংগৃহীত তথ্য প্রয়োজন অনুযায়ী কোনো সফটওয়্যারে ইনপুট দিয়ে উক্ত সফটকপি সংরক্ষণকে সফটওয়্যারে তথ্য সংরক্ষণ বলা যায়। এজন্য প্রথমে তথ্য ইনপুট দিতে হয় বা ডেটা এন্ট্রি দিতে হয়। এক্ষেত্রে কোনো স্ট্যান্ডার্ড সফটওয়্যার যেমন- MS Excell MS Access প্রভৃতি ব্যবহার করা যায়। আবার, প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব সফটওয়্যার বা কাস্টমাইজড সফটওয়্যার ব্যবহার করা যায়। এ ইনপুটকৃত ফাইল সংরক্ষণের দুটি পদ্ধতি রয়েছে, যথা-
→ নিজস্ব ব্যবস্থাপনায় সংরক্ষণ (Storing in own management): প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব তত্ত্বাবধানে নিজস্ব ডিভাইস ব্যবহার করে তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। এক্ষেত্রে স্থায়ী ডিভাইস তথা হার্ডডিস্ক ব্যবহার করা যায়। আবার, পরিবহনযোগ্য বা সহজে বহনযোগ্য ডিভাইস ব্যবহার করা যায়। এর অন্তর্ভুক্ত হলো— মেমোরি কার্ড, পেন ড্রাইভ, সিডি/ডিভিডি প্রভৃতি। এগুলোর নিরাপত্তা খুব বেশি না থাকলেও এতে গোপনীয়তা বজায় রাখা সহজ হয়। এজন্য এগুলো সচরাচর সবক্ষেত্রেই ব্যবহার হয়ে থাকে ।
→ সার্ভারে সংরক্ষণ (Storing in server): এন্ট্রি দেওয়া তথ্য বা প্রক্রিয়াকৃত তথ্য সার্ভারে সংরক্ষণ করা যায় । এতে অতিরিক্ত কোনো ডিভাইস লাগে না। এছাড়াও এতে ব্যয় বহন করতে হয় না। যেকোনো প্রতিষ্ঠান ইন্টারনেট সংযোগের মাধ্যমে গুগল ড্রাইভের মতো জায়গায় তাদের দরকারি তথ্যাদি সংরক্ষণ করতে পারে। এতে তথ্য নষ্ট হওয়া বা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে না। বিশ্বের যেকোনো জায়গায় থেকে সহজেই এই তথ্য দেখা ও ব্যবহার করার সুযোগ থাকে ।
পরিশেষে বলা যায়, তথ্য সংগ্রহ একটি জটিল কাজ। অনেক তথ্য থাকে যেগুলো প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ ও গোপনীয়। এক্ষেত্রে তা সংরক্ষণ করা একটি জরুরি বিষয়। এই সংরক্ষণের জন্য উপরিউক্ত পদ্ধতিসমূহ ব্যবহার হয়ে থাকে। কোনো প্রতিষ্ঠান চাইলে এগুলোর একাধিক পদ্ধতি একইসাথে ব্যবহার করতে পারে।
